个人文档管理软件 -文档大师

今天利用假期开始对硬盘里的海量资料进行整理。由于我非常认同“上网就是下载”的理念，所以硬盘里收集了太多的资料，以至于现在台式机里已经安装了四块硬盘(80G、160G、250G、300G，合计790G)，再加上笔记本电脑的120G，将近1T的容量了。但即使如此，还是经常感觉硬盘容量捉襟见肘，还必须用DVD刻录机备份资料经常清理才行。
去年在栖息谷上有一篇文章点醒了我，给疯狂下资料的朋友们提个醒！,我自己也在反思，好象只是为了下载而下载，却根本没有从中学到东西，这样做是否有意义。从那以后，我开始改变习惯，原先天天必上的verycd网站改为一个星期看一次，原先每月到栖息谷下载汇总贴下载资料，现在也基本上改为按需搜索。
尽管如此，建立个人知识体系的想法一直在脑海里酝酿，在畅享网上接触学习了个人知识管理理念以后，学到了许多经验与方法，现在我就结合自己的体会将个人知识管理的实践分享如下，希望有兴趣的朋友共同交流探讨。
一、现状与存在问题：
1、下载文件管理混乱，具体表现在：

• 大部分是压缩文件，没有进行解压缩操作；
• 没有按照自己的命名规则进行重命名；
• 没有明晰的分类规则；
• 存放位置杂乱无章。

2、资料收集工具onenote与下载资料存放没有对应关系，应结合起来运用。
二、分析个人对专业知识资源的需求
结合自己的生涯规划、职责角色，对个人知识体系进行初步的搭建，具体分为五大类：

• 企业营销管理（作为职场中人，企业营销管理的理论与实践是必不可少的，在这个目录下还细分为人力资源、薪酬绩效、销售技巧、营销管理等小项）
• 律师事业（我拥有律师资格证书，也有往律师业发展的职涯规划，因此在此大类下收集整理专业知识为今后的发展做充分的准备）
• 保险专题（我现在担任财产保险公司的中层管理工作，这是我的专业及职责所在）
• 个人修炼成长（这个大类下包含我一直在学习思考的时间管理、GTD、个人品牌、心理学、读书笔记等内容）
• 个人兴趣爱好（我的兴趣爱好很广，在这个大类里包含了诸如数码网络、体育健身、时事政治、旅游、理财等小项）

这次分类我特别注意与onenote里的笔记本设置相适应，我计划用onenote来收集网络资料，而下载的文档资料则保存在相适应的文件夹中，两相呼应构成完整的知识体系。以下是oneonte的笔记本设置图。

三、按个人知识管理的准则进行整理：
以下内容摘录自《个人知识管理的29个原则》一文，非常精辟地总结，这次整理完毕后一定要严格按此原则进行有效的知识管理：

1、持续的学习成为个人生存和发展的基础。持续学习不一定能带来成功，但不学习一定失败；
2、信息和知识爆炸，在一段时间和时期内，学习的内容必须聚焦。起码要在一个领域内成为专家。
3、你应该学习的内容取决于你的价值观、特长、个性和目标。
4、你必须学会如何有效的评估信息和知识，所以你必须根据你的价值观、特长、个性和目标确立自己对信息和知识的“过滤器”；
5、人是知识获取的重要渠道，所以你应该知道谁最擅长什么？遇到问题时知道可以向谁学习和请教；
6、你牛了你的朋友也一定牛，建立人际资源的基础是自己的知识基础、个性和激情、自己优势的合理展示和帮助别人的意愿；
7、人际关系需要维护；捷径是找到那些愿意共享自己朋友资源的人，你也应该做这样的人；
8、信息如果不经过处理，不能称为知识。所以你存储的知识起码你应该简单看过、知道是在讲什么；
9、信息和知识存储前应该尽可能做规范化的工作，例如你做的摘要、感触、觉得最有价值的部分、将来能做什么用等等；
10、建立自己的分类字典，而不是每次想起什么就建立什么样的文件夹或者标签。分类字典，持之以恒坚持，适当调整；
11、知识存储中分类不宜过宽，过宽则等于没有分类；分类不宜过深，过深后你就不会再去看；
12、充分利用各种工具，尤其是web2.0工具做知识存储和获取工作；
13、知识存储时适当共享，听取和收集别人的意见和建议；
14、有意识的做知识显性化的工作，既方便知识传播也促进知识学习和建立人际网络；
15、知识传播中必须考虑传播的方式和效率；
16、不能用简单朴素的语言表述的知识证明你还没有深入理解；
17、多用举例子、讲故事的方法传播你的知识、见解。这个过程是你对知识的再深化过程；
18、你的知识传播的越广，你的影响力越大；
19、你的目的决定了你知识利用的方式。如果目的是要写论文，则你的知识就是明确、简洁的表达；如果是想要在市场上销售，就必须产品化、规范化或者专利化；
20、知识本身没有价值，只有被利用时才能展现其价值；
21、知识必须跟任务、项目结合起来才能发挥作用；
22、单独的一个主题的知识很难被很好的利用，所以你必须将你的知识融入团队中或者找到自己的合作伙伴；
23、知识创新最简单的方法是总结和分析；
24、知识创新是一种习惯；
25、学习或者实践---总结----将总结出来的内容投入实践检验和请行家批评—继续总结和实践；
26、不能光做，还要思考；
27、个人竞争力的源泉不是你现在知道的或者掌握的，而是你选择方向和快速学习的能力，是你能够将知识用足用好的能力；
28、环境造就人，太安逸的环境对个人的发展弊大于利。如果不能找到好的环境，那就自己给自己压力；
29、既要会做，也要会展示自己做的，要有树立个人品牌意识。

由于硬盘里的资料非常多，所以还没有完全整理完毕，但确立了知识管理体系意味着已经搭起了初步的框架，为下一步的整理工作奠定了扎实的基础。在此，就算是抛砖引玉，希望朋友们能对我的实践提出宝贵意见，帮助我将个人知识体系建立得更加完善。