admin - 2009/10/10 15:06:21
摘要：
资料管理系统是个人知识管理的中级阶段，文件管理是个人知识管理的初级阶段，专业的PKM工具是个人知识管理的高级阶段。
什么是 资料管理系统
资料管理系统(Document Management System)可以方便的收集、管理大量资料，包括文档、声音、图片等，并且能够简单、快速、精确的检索到想要的资料。现有的系统都是按文件目录来分类整理资料的，这样的弊病在于资料的物理存储位置就决定了它的类别，也就是说一份资料只能属于一个类别，无法保存更多的类别信息。按道理，目录反映的是资料的物理位置，类别是资料内容的逻辑归纳，它们是两个完全不同的概念，为什么要把两个完全不相关的东西紧紧的耦合在一起？如此，解决的办法也显而易见，就是把资料的存储跟它的类别分开。我们可以按月份来存储资料，通过在文件里保存附加信息来表示它的类别。附加的类别信息我们把它称为“标签”（标签本身具有层次关系，是一个树状结构）。一个文件可以有任意多个标签，也就是说可以把一个文件归到任意多个类别，只要我们在上面打一个标签就行了。
背景
互联网的蓬勃发展带来了信息的极大丰富,同时也成就了无数网络精英如Yahoo,Google,Sina,Emule等.感谢他们让我们更方便、快捷的获得和共享人类的智慧。面对动辄几十个G的资料,早已不是汗牛充栋所能形容。大量重复的、杂乱无章的文件散落在各个角落,使我们无法快速准确的找到我们所需的资料.忙乱的搜索了一遍,面对几十条结果,真正又有几条是我们想要的,依旧是入宝山空回,徒然浪费精力和时间。就算我们借助google,也不会有多大收获，因为计算机还没聪明到分析文件的具体内容，它能做到的只是简单的根据文件名、文件里出现的关键字，而不管它的含义。如果说，现在是资料收集时期，成就的是google的霸业，那么下一个趋势必然是快捷、方便的分类整理这些收集的资料那么,而它又会成就谁的辉煌呢？
成就谁的辉煌不是我们所能把握的，大多数更关心的是如何才能“吹尽狂沙始得金”？
现在所面临的关键问题是如何解决资料的多类别问题，比如<三国演义>可以归到历史类别,也可以归到文学,或是管理类别？如何科学的把资料归于它所属的类别？
结构和功能
Document Management System的大致结构如下：
在第一个版本里，我们会定位在个人资料管理上（也就是单机版），要实现的功能有：
1) 资料输入。提供单文档的输入接口或资批量导入接口，并按照日期保存在仓库中（Repository）。同时，可以保存资料和标签的关系，缺省情况下，会对资料进行全文检索，并把全文检索的结果做为一个标签保存下来。
2) 资料管理。按照日期来组织存放管理文件。可以备份、更新、删除、刻录选择的文件（刻录暂不实现 ），根据文件名和内容自动或是手动删除重复文件（暂时不考虑不同文档类型的内容重复）。
3) 标签维护。按资料对一份资料或是多份资料的标签进行管理。
4) 查询检索。可以按标签来索引和查询（全文检索可以作为一种特殊的标签）进行查询。指一次返回一个或多个命中的资料的链结。
5) 知识体系维护。系统自带一个常用的标签库，并且能够对常用的标签及标签的层次结构进行管理，便于快速的建立个人知识系统。
以上只是在第一版要实现的功能，从长远的目标还有：
1 .视图关联。在获取文件时，自动调用相关的应用程序打开文件。
2．做网络版。把个人的资料和标签库以p2p的方式共享。
3．资料的安全控制。如，有些资料可以直接获取，有的只能浏览标签，或是资料简介，有些需要授权才能访问，有的需要付费。
5．知识体系的共享及自动学习更新。允许个人对公用的标签体系进行修改，审核通过后完成更新。系统也可以自动搜集用户的标签库，完善公用标签库。
6．对部门、项目文件的控制管理进行优化，增加版本管理功能。
7.添加资料批注功能，并对批注进行管理。
实现的时候，我们可以参照CMS,KMSC，重用现有的一些freesource（如OpenCMS，DSpace）
企业版资料管理系统
在个人资料管理系统的基础上，加入协作、保密和资源共享等内容