为实现文件,资料管理的规范化,使公司整体管理工作有案可理,有章可循,避免无序和混乱,结合公司的具体情况制定本制度.
一,一般规定
1,公司文件资料是载有公司经营管理所需内容且公司决定对其予以管理的文书,图表和音像制品.
2,文件资料管理,是指对公司文件资料的撰制或取得,使用,保管过程所进行的系统控制.
3,文件资料所有权属于公司.部门和员工根据工作需要可按照本制度规定在一定范围内对其掌握和使用,但不得占为己有.
4,对文件资料的管理应当严谨有序,不得松懈和随意.
5,文件资料涉及公司秘密的,在管理中应遵循公司《保密制度》规定.
属于合同内容的文件资料,在管理中应按《合同管理制度》执行.
《计算机管理条例》对公司文件资料管理有特别规定的,执行该规定.
6,公司对文件资料的管理采取集中管理与分散管理相结合的方式,一方面由公司文件资料主管部门直接管理主要文件资料并对全部文件资料集中归档,另一方面由业务部门对局部业务技术资料作阶段性的使用和保管.
7,办公室是公司文件资料的主管部门,负责对公司文件资料管理提出规划方案,直接管理重要文件资料和对全部文件资料集中归档,指导检查其他职能部门的文件资料管理工作.
二,办公室的管理职责
1,管理由承办的业务部门送交的或外来的政府职能部门的各项批文.
2,管理公司所有证照 ,包括营业执照,资质证书,土地使用权证,房产证,他项权利证书等.
3,管理以公司名义对公司外部和公司内部的发文.
4,收管各部门报送公司的公章申请表,合同评审表.
5,保管规章制定和工作计划,工作报告,工作总结,会议记录或记要.
6,保管由其发出的工作催办单和工作任务完成情况报告表,工作联系单,物品领用单.
7,发布和收管公司的各种通报,通知和公告.
8,保管部门和员工提交给公司的申请报告和汇报.
9,接收并保管在项目结束后由业务部门送交的项目设计图纸及其他技术资料.
10,在合同订立后接收并保管合同资料.
11,接收并保管诉讼或仲裁的案件资料.
12,接收并保管财务部送交的财务报表及相关财务资料.
13,制作聘用合同文本,签订并保管《聘用合同》.
14,接收,调取,保管员工档案资料和所邀请的专家有关情况和资料.
15,接收保管公司的获奖证书和奖杯及其他奖品.
三,其他部门的管理职责
财务部
1,在贷款合同终止前,负责贷款合同,担保合同和监管协议管理.
2,管理公司财务帐册和凭证.
3,管理公司财务报表和财务分析资料.
4,管理公司其他财务资料.
(二)营销部
1,在合同订立前管理合同评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2,在项目结束前管理项目策划资料和新闻媒体发布的公司项目的资料.
3,在项目结束前管理存储的物管,配套,工程等资料.
4,管理顾客投拆和矛盾调处资料.
(三)工程技术部
1,在合同订立前管理合同评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2,在项目结束前管理项目设计和图纸等资料和项目配套资料.
3,在项目结束前管理职能部门批文复印件.
(四)总师室
1,项目结束前管理职能部门批文复印件.
2,在合同订立前管理委托设计合同的评审资料,在合同订立后终止前管理合同资料复印件.
项目结束前管理设计文件和各类设计图纸原件或复印件.
(五)动迁部
1,合同订立前管理委托动迁等相关合同的评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2,在动迁结束前,管理动迁安置协议等资料.
3,在动迁结束前管理政府职能部门的批文复印件.
4,管理收集到的国家及市政府有关房屋拆迁和法律,法规,规章,政策和口径办法等资料.
四,管理的基本程序
对自制文件资料的管理
1,公司行政管理类文件资料,由办公室安排人员起草;涉及技术内容的文件资料由业务部门起草.交办公室主任核稿.文件资料需要其他部门会签的,起草人须在其会签后送办公室主任核稿.
2,办公室将审核后的文稿报送总经理审批签发.总经理对部分文件资料的签发已作出授权决定的,办公室应按授权报送有关领导审批.
3,公司文件资料审批签发后,办公室在《公司文稿纸》上应注明主送机关,抄送机关及总印数.
4,办公室根据《公司文稿纸》的发送范围办理文件资料的发送手续,发送时应印制文件发送表格,由发送人将文件资料内容,发送日期,收件部门和人员等逐项登记清楚.其中向外部发送的应收管好发送回执凭证,向内部发送的,则要求收件人在收件登记簿上签名.
5,各部门根据本部门研究成果撰写的文稿资料和制作的其他类型资料,一般作为自留资料,由本部门予以登记.
(二)对外来文件资料的管理
1,外来文件应由办公室进行收文登记,并填写《文件阅办单》,上报总经理批示(总经理外出时,报常务副总经理批示).办公室根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办.所有阅办人均须在阅办单上签名.
2,外来资料直接送交或邮寄给公司的,一律由办公室接收,拆封和登记,直接送交或邮寄给其他部门的,收件部门应进行登记,除属于自留资料由收件部门自留外,其他资料均应送交办公室审查,登记和保管,送交时应办理交接手续.
(三)对文件资料的使用和保管
1,由办公室保管的其他资料,业务部门需要使用时应向办公室办理借用手续,办公室应根据实际情况决定或将原件借出自留复印件,或借出复印件自留原件.但借出时应经过分管副总批准并办理借用手续.
2,各部门在其订立合同后应将合同资料复印一套留用,同时将原件资料交办公室,由办公室登记备案后移送法务部.
3,业务部门在项目和工程结束后应将从办公室借用的文件资料交还给办公室,交还时应抽回借条.
4,在合同终止后或诉讼,仲裁结案后,法务部应将合同资料或诉讼,仲裁资料送交办公室登记和保管.
五,管理要求
1,各部门对文件资料的接收,发送,移交均应指定专人负责,并办理登记手续.
2,经过办公室统一登记的文件资料未经部门负责人申请并经分管副总批准不得擅自复印,更不得擅自借出.
3,办公室档案人员对于进档的文件资料应视其内容,承办部门,项目属性等因素进行整理和分类后装入档夹,档夹的背脊应标明档夹内资料的分类,编号和名称,并设立档案登记簿,有序地编写文件资料索引.
4,公司章程,股东名簿,投资合同,股东会和董事会记录,财务报表,政府部门批文,不动产所有权和使用权证,设计文件和图纸,债权凭证及其他重要文件资料应作永久性保存;预决算书,会计凭证,企业计划资料等保存期不得少于10年;终止的合同资料及相关诉讼,仲裁结案资料保存期不得少于5年;其他无长期保存必要的资料的保存期不得少于1年.
5,文件资料的销毁,应由办公室征求相关部门及分管副总意见并提出销毁方案报总经理批准后执行,销毁工作由办公室实施,实施时必须有两人在场.
销毁的文件资料应在档案内注明销毁日期.
文件,资料管理制度
